SCM_Procurement Job Duty(1)

當朋友隨口問我的工作，我：「外商採購」，大家開始會有不同的想像：「你很會議價哦～」、「是不是都在撈油水？」…；如果是同行同業的會直說：「就一般的辦公室行政人員。」，其實採購如大家想像（工作有議價）也不如大家所述（做地下事業或單純電話員），以下來說說我擔任過採購實習生（一年）、打帶跑業務工程師兼供應鏈管理（一年）、全職採購專員（近三年）的經驗。

＊採購實習生（半導體設備荷商）：

1. 工作地點在林口華亞科技園區，一個禮拜至少上班三個全天（如果有多餘時間要來也可以），時薪計算，每月底給主管簽名當月的出席時數。公司給一台筆電＋一台大螢幕，除了薪資福利，其餘（下午茶、可進無塵室權限、節日禮物、部門聚餐、尾牙…）都跟正職員工一模一樣。
2. 上班70%時間就是議價：打開電腦先上SAP撈出未完成與新的請購單（Purchase Requisition; 簡稱PR)，再整理成一張固定形式的報表後，篩選出負責的項目，一一逐項解任務。通常請購人會把收集到的資訊（產品規格、初版報價…）先上傳到公司內部的資料庫裡，我再進網頁按照號碼開啟相關資訊。SAP功能很多，包括用關鍵字搜尋前購歷史價格、廠商聯絡資料…等等，因此做完該有的前置作業後，就是打電話與第二家廠商要報價、或與握有的廠商確認最後報價。
3. 剩下20%時間就是開訂單（Purchase Order; 簡稱PO）：開完PO後，SAP系統會自動提交給主管簽核，待主管確認此PO就會發Email到廠商的信箱。通常這個關卡我常會被叫去叮嚀，因為SAP PO的Item Texts欄位需要備註報價單號、報價日期、交貨地址、聯繫人員、注意事項…等等，當時我都一個字一個字慢慢打，後來長大才開竅了解複製貼上是最不會犯錯的方式。
4. 還有10%時間是無法分類：前期是主管拿一本供應鏈管理書給我看，要我定時做PPT跟他報告，後來主管常出差就不了了之（也是當時我太懶惰不主動約報告時間，如果積極一點現在應該有更多內容可以分享）；舊有Open PO的關閉或提醒，如果此張採購單已無任何未來的交貨需求就勾選無發票會入帳來關閉，如果使用者回覆仍有交貨需求，即提醒其若未來有任何更新請主動告知；還有與EHS部門配合跟供應商索取MSDS的報告…等等；後期是公司推動另一套採購系統，我是新系統的臺灣區協調者。
5. 新採購系統：主要由荷蘭總公司的計畫負責人對我線上教育訓練，包括：在既定表格裡建立供應商的商品，上傳資料到新系統的網頁確認使用端可以點選、與既有供應商們介紹此新系統並請其配合、解決錯誤訊息…等等。
6. 另外還有年度大議價：曾經主管下放些許權限讓我在2013年處理2014年度的租車合約、飯店合約。以租車做說明，首先有前兩年（2012、2013）各種車型(SUV, seden, hybrid, van, wagan…) 的使用頻率數字、與當年度單價；再來與借出單位（例如：秘書部門、總務部門）索取下一年（2014）的預計各租借輛數，並尋找3~5家租車廠商，寄出投標信件；接著比較前兩年的租約金額折扣率、概估折舊率…等等的變異因素後，待廠商回覆報價，就可以拿著做好的資料與兩家出價比較好的廠商議價。或許，SUV、hybrid的單價是A家比較好，而另外車種是B家的單價比較優，此時兩家都可以簽合約，而分配給其不同比例的預估租車數。

＊業務兼供應鏈管理（半導體設備臺商）

1. 工作地點在新竹科學園區的外圍，畢業後第一份全職工作，主要工作內容是業務工程師，但也被分配到供應鏈管理的工作。此公司有採購部門，在供應鏈管理部門確認好廠商與材料後，會提供報價單給採購部門下單；以下僅會說明供應鏈管理的工作，因為採購部門的詳細內容我不是那麼清楚。
2. BOM表分配：待工程師開出材料後，主管會把各單項分配給相對應的供應鏈人員，請其去與廠商要規格表與報價單，大部分是依照廠商來分，例如甲同事負責廠商A,B,C,D,E,F，乙同事負責G,H,I,J,K,L,M，而我主要負責第一次交易的外國廠商，通常沒交易過就需要上網搜尋有可能生產的廠商，然後寄出RFQ(Request for quotation)。P.S.：RFI與RFQ的差異：https://gpa.taiwantrade.com.tw/pages/success/project-documents
3. 尋找報價單：印象中我老是在打國際電話與韓國人、荷蘭人、德國人…用英文瞎扯，當時的英文口說僅止於面試政大企管研究所時練了1~2個月，可是比起現在差了好幾百倍（因為現在有托福的加持，也曾在80%是外國人的工地待過兩年），所以用電話與信件跟廠商要了報價單與規格表，偶爾也會依照廠商需求提供結匯水單。
4. 生產端的跟催：再來是兇狠的工廠端，因為廠長與生管有急迫出貨的壓力，遇到急料就會嚴厲地要求供應鏈去催貨；或者料件出現問題，品管在會議報告會指出誰的料件有DMR(Defective Material Report)，面對料件有問題，供應鏈人員就要跟廠商換料或討論怎麼處理。
5. 其它：大部分工作是繁雜的業務端，例如：客戶來訪跟陪、與工程師討論技術圖、BOM表報價、製作正式報價單、依據生管排程&運用Excel報表以確認千筆訂單的出貨交期、提供/登錄發票入客戶系統、夜晚喝酒應酬、與工廠協調交期、進無塵室確認產品的進度…等等。

下一篇再來寫現任的採購專員工作內容。