SCM_Procurment Job Duty(4)

在把筆記丟掉之前，偷看一下上班寫下的內容，紀錄我這五個多月在忙什麼。

整個團隊架構是：六個PM、一個coordinator、一個EHS、一個Project Cost Control（我）。我需要向 APAC的Cost Lead匯報，並且支援每個PM的案子成本分析、議價、出報告、請款。流程是這樣的：

1.成廠區內的Stakeholders會有增加/修改設備或建築的需求，於是在系統內把資訊（案名、預估金額、需求日期）寫清楚。
2. PM接案，開始與相關單位討論這些新增或修改的Work Scope，後找廠商報價BOQ(Bill Of Quantity)，再轉給Cost Control確認價格，加上10% Contingency後成為預算額度(rough order of magnitude)，每個月兩次邀約其他部門主管們討論各案的執行與否。
3.同意被執行的案子（分成：設計案、施工案），PM確認工作範疇沒問題，Cost Control開始分析、benchmark、比價，並跟廠商議價。
4.最後整案總額底定，Cost Contol把建議價格報告寄給PM，由PM擬合約、Cost Control填寫請款milestone與%，合約文件上傳到系統由國外法務審核條文，過程歷經兩週到一個月不等，廠商才會收到正式PO。
5.開工，請款會有90%進度款、10%結案款。Cost Control需要檢查廠商請款的檔案（Application Excel表、PO、合約、初版發票）。
6.若有Change Order，上述3的動作會再來一次，只是還有Change Order Meeting需要新加坡主管的Scope+Cost Approval，後續PM會需要發Amendment Contract、廠商會拿到PO revision。

另外，如果是大型案子，邀約兩家（以上）廠商來標案，會拉長採購流程，其中多次Post Tender Clarification用以確認廠商的報價符合工程規範與需求。

以上與前公司採購職責大同小異，只是這份工作掛名Cost Control所需做的文書資料更多：紀錄與維持各案子資訊在Cost Log、對比Fiber請款資料vs人工工時與材料數量、Cost Recommendation需把每事件的日期紀錄清楚、維護Work Order Registry表單…等等。

而老實說，若從美國畢業不小心只能回臺灣的話，這份職缺我一點也不想回鍋（雖然薪水是上一份的2~3倍）因為：

Cost Control每個月還有無數個全球性的Cash Flow報告要交，沒錯！是全球報告（APAC、EMEA、AMER…）。雖然我熱愛玩數字，但別人把數字玩壞了，Cost Control就要去解釋為什麼（例如：PM把案子工期往後推移，導致某些月份的現金流減少，由我在報告裡用盡各種美麗字眼解釋postpone的原因）。

報告從月初到月底依序（每份都有deadline超逼迫）：
1.依據工期計算Cashflow的Report，案子包含active projects、request projects。這份報告極煩，需要進入Scheduler調整的smartsheet裡確認開工與結案月份來分配現金流，再由PIVOT計算出每個預算代碼下的總額，並相比此季的baseline，後解釋數字差異的原因。
2.Cash Flow Tool是一個線上Excel系統，把上述1的現金流數字輸入到系統，常常會有五六百列的案子要確認。
3.Pre-Plan Trix是尚未有合約但已成立的案子列表，需要填入每月的現金流數字。Post-Plan是已有合約的案子列表，同樣地也需要輸入現金流分配。
4.Accrual Report，每個案子要調整已發生的工程價值。
5.Variance Report，分成Quarterly跟Annual，若已付錢給廠商vs已發生工程價值，兩者數據不吻合，要解釋差異的原因。

這些報告交一交，一個月就過去了，然後再輪迴下一個月相同重新來過。

工作量極大的程度讓我想到第一份臺商工作加班到晚上12點也做不完，心理壓力大、上班除了午餐/廁所其他時間都無法放鬆。

另外，這個團隊的PM們做事方式也讓我覺得此地不宜久留：
1.PM甲：個性樂觀，不把事情逼太緊，會即時跳出來幫忙說話；但，對團隊流程不熟悉、相同事情一問再問，團隊他人常表示不爽。
2.PM乙：嚴以律人，每次開會都當眾逼一天內交報告，而自己拖了好幾天才有下一步；資料給得亂七八糟，我需要跟廠商接洽才能補齊文件；但，英文溝通流利，也很會向上管理。
3.PM丙：工作經驗豐富，了解各部門難處，主動詢問並發現我做不完案子時，會給更多作業時間；只是廢話多過於重點，且過多情緒化。
4.PM丁：有管理廠商的套路，會設定繳交文件的週期，例如：只准廠商在月初提請款表、有固定會議與廠商討論進度，另一方面，若我遲回請款信件也會幫廠商追進度；敢在主管面前提出合理需求。
5.PM戊：年輕經驗少，炫耀能力大過工作能力，發生問題會用信件昭告全天下，而非想辦法解決問題；常常抓著小細節放大在會議上討論，只有心累。

8月5日是最後一天上班，以這份國際薪資來談下一份應該會有很大的優勢吧。